16.1 Tabellen opmaken en passend maken
Met iwink.report voeg je eenvoudig tabellen toe op basis van een Excel-bestand. In het hoofdstuk 'Bronbestanden' leggen we uit hoe je dit doet. In dit artikel laten we je zien hoe je de tabellen naar wens kunt opmaken. En hoe je tabellen die in de eerste instantie te breed zijn voor het PDF-document toch volledig en netjes in je verslag krijgt.
1. Opmaak toevoegen in Excel
Een deel van de opmaak van je tabel stel je in het CMS in, maar er zijn ook zaken die je in Excel instelt. De volgende instellingen worden vanuit Excel meegenomen:
- Tekst opmaak: Vetgedrukte, cursieve of onderstreepte tekst.
- Celranden: Een enkele lijn, dubbele lijn en stippellijn worden uitgelezen qua stijl. De kleur van deze randen stel je in via de algemene opmaak.
- Uitlijning: Links / rechts / gecentreerd én boven / midden / onder.
- Achtergrondkleur: Zie 'Achtergrondkleur' hieronder
De volgende instellingen worden niet overgenomen:
- Lettertypes: In de tabel wordt het lettertype gebruikt dat is ingesteld in de algemene opmaak.
- Kolombreedtes
Achtergrondkleur
Het is mogelijk om cellen in een tabel een achtergrondkleur te geven, maar de kleur die je instelt wordt niet één-op-één overgenomen in iwink.report. Hoe werkt het dan wel?
In het opmaak-tabblad op het dashboard van het rapport vind je in de sectie 'Tabellen: Globaal' de volgende velden:
- Achtergrondkleur cel 1
- Achtergrondkleur cel 2
- Achtergrondkleur cel 3
- Achtergrondkleur cel 4
De kleuren die je hier instelt, worden in je verslag gebruikt. De eerste kleur die iwink.report tegenkomt in je tabel krijgt ‘Achtergrondkleur 1’, de volgende krijgt ‘Achtergrondkleur 2 etc.
2. Opmaak instellen in het CMS
De rest van de opmaak van de tabel stel je in in het CMS. In de component Tabel heb je hiervoor de volgende opties:
- De eerste rij of eerste twee rijen als header instellen. Deze header krijgt een afwijkende opmaak, namelijk: een eigen achtergrondkleur, eigen en rand onder de header. Je stelt dit in via het tabblad 'Opmaak' onder het kopje 'Tabellen: Celkop'.
- Je kunt ook de eerste kolom als header instellen. Deze kolom krijgt dan ook de lay-out zoals hierboven uitgelegd.
- Rijen of kolommen markeren. Dit kan handig zijn om de tabel wat leesbaarder te maken. Als je deze optie kiest, krijgen de rijen om en om een andere kleur.
Voor een uitgebreide toelichting op de opmaakopties in een tabel-component, zie hoofdstuk 'Tabel'.
3. Kolombreedtes instellen
iwink.report bepaalt zelf de breedtes van de kolommen op basis van de inhoud van je tabel. Er wordt eerst geprobeerd om op basis van de inhoud van de tabel de kolommen een logische breedte te geven. Dit levert niet in alle gevallen het mooiste resultaat op.
Daarom kun je bij de eigenschappen van de tabel-component de kolombreedtes instellen. Hiervoor klik je op het tabblad Opmaak (links bovenin het component) en vervolgens ga je naar het veld ‘kolombreedte’. Hier vul je voor alle kolommen het gewenste percentage in, zodat je op 100% uitkomt.
Let op!
Een kolom wordt minimaal net zo breed weergegeven als het ‘breedste’ (langste) woord of getal dat in de kolom staat. iwink.report breekt geen woorden af. Wil je een kolom smal maken, maar staat er een lang woord in, voeg in het Excel-bestand dan afbreekstreepjes (-) toe op de plek waar het woord afgebroken mag worden.
4. Grote tabellen passend maken voor de PDF
In de online versie van je verslag kun je brede tabellen prima kwijt, maar in de PDF-versie ben je gebonden aan de breedte van een A4. Dit kan ervoor zorgen dat een tabel met veel kolommen niet volledig in de PDF wordt getoond. We geven je een aantal manieren om dit op te lossen. Ons advies is om onderstaande oplossingen te proberen op volgorde van 1 tot 5. De eerste oplossing is het minst en de vijfde het meest ‘drastisch’. In de meeste gevallen kun je met optie 1 t/m 3 de tabel al passend krijgen.
- Tabelbreedte instellen op 125%: Standaard staat in de tabelcomponent de breedte ingesteld op 100%. Als je deze op 125% zet, wordt de tabel in de online versie wat breder weergegeven dan de tekst op de betreffende pagina. In de PDF blijft de tabel net zo breed als de tekst, maar wordt de tabel als geheel wat verkleind, waardoor hij mogelijk volledig op de pagina past.
- Kolombreedtes instellen: Wanneer de tabel echt nét niet past kun je kijken of het instellen van de kolombreedtes het probleem oplost. Het instellen van kolombreedtes wordt hierboven uitgelegd.
- Tekstgrootte instellen: In het tabblad van de tabelcomponent vind je de optie ‘lettergrootte’. Deze staat standaard op ‘automatisch’. Je kunt de tekst instellen op 'klein', ‘kleiner’ of ‘kleinste’. Dit kun je apart instellen voor de PDF en de online versie.
- Woorden afbreken: Je kunt kolommen en daarmee dus je tabellen smaller maken door lange woorden af te breken. Een kolom krijgt minimaal de breedte van het langste woord of getal in een kolom. Door in het Excelbestand een afbreek-streepje te zetten op de plek waar de tekst mag afbreken, kun je een kolom smaller maken. Heb je bijvoorbeeld de kolomtitel ‘aanschafwaarde’ in een kolom staan, maak daar dan ‘aanschaf-waarde’ van.
- Afbeelding maken: Lukt het aan de hand van bovenstaande tips niet om de tabel passend te krijgen in de PDF, dan kun je er nog voor kiezen om de tabel als afbeelding te plaatsen. Dat kun je het beste te doen door een screenshot te maken van de tabel in de online versie van het verslag. Bij de eigenschappen van het component kun je instellen of de component alleen online of alleen in de PDF getoond moet worden. Stel de tabel in op ‘Alleen online’ en de afbeelding op ‘Alleen in PDF’. Let erop dat wanneer er een wijziging plaats vindt in de tabel, je een nieuwe afbeelding maakt voor de PDF.
Lukt het zelfs met een afbeelding niet om een passende, leesbare tabel te maken? Kijk dan of je de tabel kunt opdelen in meerdere tabellen of misschien kun je 1 of meer kolom(men) weglaten.
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen over het opmaken van tabellen? Of kom je ergens niet helemaal uit? Wij helpen je graag verder. Neem contact met ons op via support@iwink.report.